代表者会議の議事録

２００６年５月２０日代表者会議ご報告

出席者　浅田、米田(勉)、有田、野口、米田(一)、植野、武田（記）

●夏季球技大会期間中の練習
　5/27(土)より各町内の練習が始まるため、毎週日曜17:00-19:00の練習に切り替える。ただし、例年どおり、夏季球技大会期間中の練習は下学年は自由参加とする。なお、詳細は指導者会議で決める。

●予算執行手順案の審議
　・備品費は有田監督の承認後に会計に報告。
　・行事費は米田保護者会長の承認後に会計に報告。
　・交際費、会議費、予備費と、各科目の計画外は浅田代表の承認後に会計に報告。
　・登録料、公式大会参加費、招待試合参加費、スポーツ安全保険、事務費、雑費は承認不要。
　
●新入部員への配布資料
　■事務局で一括管理
　　①入部申込書、②会員規約、③購入備品関係説明文書、④会費についての説明資料（集金方法の明記）、⑤集金袋（最初の1回目は事務局で作成）、⑥練習予定表、⑦総会資料　。その他、会議終了後、車での移動に関する同意書を検討中。また、遠征時に出していただいている車の任意保険加入の確認をすることを保護者会長にお願い済み。　

　■現場に見学にいらして入団したいと申し出があった場合

　　当番がその方の連絡先を伺い、事務局（武田）にその旨連絡をする。武田の携帯番号もその方にお伝えしておき、日時等は個人的にお約束をして上記資料一式を手渡す。これを当番表にて告知する。

■影田ホテルに電話での申し込みがあった場合

　上記の方法に準じて対応をお願いいたします。

●会費集金方法
　　通常会費は事務局が当番を通じて集金袋を配布。集金日（練習日の２日間くらい）をお知らせし、保護者の方もしくはお子さんが持参する。当日の当番が預かり、会計に渡す。（詳しくは会計と当番の方で相談のうえ最善の方法をとる）
　・通常会費　：　会計（前期分１２月初旬　後期分６月初旬）
　・新入部員　：　事務局（入部手続きの際）が個人的に対応
　・スポーツ保険　：　事務局（２月中旬）が通常会費と同様に集金

●事務局への情報集中管理
　外部からの情報は下記の手順で事務局に報告し、事務局で管理する。
　・地域（体協、子ども会、校庭開放委員会）：入手者→事務局
　・大会（軟連、協議会）：入手者→監督→事務局
　・招待試合、練習試合：入手者→監督→事務局

●予算実績報告
　５月末残111,334円（ベアーズカップ100,000円含む）
　なお、今後は植野さん（会計）が月末に締めて、翌月１５日までに代表者会議メンバーに報告。

●保護者会議
　なるべく早い時期に下記の説明とお願いを行なうために開催する。
　・１１名の新入団の方へベアーズ団運営、指導方針などの説明
　・登録選手の保護者に練習、大会、行事へ参加のお願い
　・ジュニアチームの保護者に練習、行事へ参加のお願い

●ブログの積極的利用
　情報開示を第一にブログを利用する
　・事務局：新入団者の情報（名前、住所、学年など）は個人情報であり、ブログは危険　なので、メールにて代表各位にお知らせする。
　・保護者会：試合結果、活動状況、今月の予定など

●今後の監督選出方法（今後も継続して議論する）
　・今日の軟連の大会で遅刻（２度目）したのが、毎年の監督交代に原因があると思われないようにすること。
　・保護者の親が監督をすることを再確認。
　　ただし、優先順位は１，登録選手の親（６年、５年）、２．ジュニアチームの親、３．ＯＢ　とし、再選は妨げない。

●ベアーズカップ反省会
　時間切れ（次回に審議）